En la composición de una E.F. uno de los tres sistemas, el de propiedad, es producto de los otros dos, empresa y familia. Pero los tres se superponen. Para sortear las consecuencias que se pueden derivar de esta integración se requiere contar con instrumentos que contengan reglas claras para la toma de decisiones y la gestión de conflictos cuando se producen o exista la amenaza de que se produzcan. Entre estos instrumentos ocupa un lugar relevante el Protocolo Familiar.
Es un hecho que a medida que aumentan el tamaño de la familia y el monto y conformación de su patrimonio, es necesario diferenciar, aclarar y formalizar las relaciones e interdependencias y, en particular, con la empresa o grupo empresarial vinculado a la familia. Esta es la función del Protocolo de Familia, y su importancia es capital para regular racionalmente la transición generacional, período en el cual es preciso mantener un continuo diálogo, explicar y revisar las reglas de juego, y afrontar problemas y retos inesperados.
El Protocolo Familiar (denominado también constitución familiar, estatuto familiar, acuerdo familiar o reglas de juego de la familia), es un documento que contiene la misión y los valores de la familia empresaria y establece las normas que rigen sus relaciones con la empresa y de esta con el patrimonio familiar. Hay que tener en cuenta, por supuesto, que este protocolo no puede evitar que surjan conflictos en la empresa familiar si no ha previsto los cambios que pueden experimentar la familia, la empresa y el contexto social. Este instrumento debe ser redactado a la medida de cada familia, y en él debe constar al menos lo siguiente:
- Misión y valores de la familia.
- El credo, el código ético y el código de comportamiento para la familia
- y la empresa.
- Objetivos, funciones, composición, normas de funcionamiento y criterios para la incorporación de familiares a los órganos de gobierno.
- Políticas y normas que deben respetar los familiares accionistas.
- Políticas y normas que deben respetar los familiares empleados.
- Política de sucesión.
Numerosos testimonios de E.F. que han logrado sortear airosas el punto de fisura y han efectuado una transición generacional exitosa, corroboran que elaborar previamente un Protocolo de Familia permite sobreponerse a los naturales conflictos que se suscitan en la relación empresa-familia y facilitar el traspaso generacional. A continuación, transcribo algunos de esos testimonios.
Pedro López Ramírez, director de la librería El Sótano, empresa familiar mexicana con más de cincuenta años en el mercado, afirma que profesionalizó el negocio tomando como base una serie de valores familiares con los cuales se constituyó un Protocolo Familiar, cuyo objetivo es crear acuerdos voluntarios para regular las relaciones entre la familia y la forma como se rige la empresa en cuanto a sucesión, sueldos y definición de puestos de trabajo.
María Antonieta Naranjo, hija de David Naranjo, fundador del grupo empresarial Danaranjo en 1943, expresa: “Creo que todo el mundo empieza a trabajar más tranquilo cuando se ha nombrado un consejo de familia, cuando se han creado unos protocolos, cuando la compañía se ha independizado del fundador y de la familia”.
Carlos Antonio Espinosa, miembro de la segunda generación del Grupo Espinosa, narra: Coincidió que, por esos días, a principios de la década de los noventa, Carlos Lleras de la Fuente trajo al profesor Davis, de la Universidad de Pensilvania, y estuvimos reunidos con él junto con otras empresas familiares, y a partir de ahí decidimos empezar el proceso formal de todo lo relacionado con la sucesión familiar y el protocolo. Entendí así la importancia que en nuestro caso tenía lograr que el protocolo se firmara antes de que desapareciera alguien de la primera generación, a fin de que se constituyera en un legado con mucha más fuerza moral que si tuviéramos que discutirlo luego de la muerte de alguno de ellos.
Henry Ramírez, propietario de una sexta parte de Inrale S.A., empresa constructora de Bucaramanga fundada en 1986, manifiesta: “…De ese modo terminé involucrado en esos temas y, coincidencialmente, la Cámara de comercio de Bucaramanga ofreció un diplomado en E.F. Reuní a mis hijos y les dije que definieran sus pretensiones. Como estuvieron de acuerdo en que la empresa persistiera, comenzamos a elaborar el Protocolo de Familia. Les dije que en él deberíamos tratar todos los temas, y en cinco meses, con la asesoría de Diana Hemelberg, sacamos adelante el Protocolo de Familia, que se firmó el 6 de enero de 200